„Was braucht es, um erfolgreich remote zu arbeiten?“, hieß es vor einigen Tagen bei LinkedIn.
Wir bekommen sehr oft zu hören, wie wichtig es ist, Breakout-Rooms, Matching-Bots, Coffee-Bots, Games und vieles andere anzubieten, was auch uns echte Remote Worker ausmacht. Ich bin ein großer Fan viele dieser Artefakte und liebe es, ständig neue Spiele zu erfinden, um die Kollegen bei Laune zu halten. Wenn ich aber genauer hinschaue, dann geht es mir doch um weniger spektakulär klingelnde Begriffe, die sich sowohl hinter Remote Work als auch hinter Büroarbeit verbergen. Denn im Grunde geht es nach wie vor um gute Zusammenarbeit.
Meine Antwort auf die Frage, was es braucht, ist demnach: Offenheit, Respekt und Vertrauen sowie Vereinbarungen und nötige Tools für Kollaboration mit Fokus auf Kommunikation, Stakeholder Buy-in für diese Vereinbarungen und gutes Zeitmanagement bei allen Beteiligten. Ich erkunde diesen verschiedenen Aspekten in den nächsten Abschnitten und versuche, einige konkrete Tipps zu geben:
Offenheit
(also die Fähigkeit, mit anderen Perspektiven umzugehen, und mit anderen zusammenzuarbeiten)
ist wichtiger im Virtuellen, denn die Kommunikation frakturiert sich über mehrere Kanäle, und es ist so viel leichter, anderen gegenüber unvoreingenommen zu sein.
Wir schaffen Offenheit mit Coaching. In meinem Team bemühen sich alle Coaching-Partner, und diese Paare wechseln alle 3 Monate, eine Pluralität der Perspektiven aufzubauen. Wir sehen uns wöchentlich – und bei jeder Herausforderung stellen wir uns Situationen, Meetings, Konflikten, Aufgaben etc. Das Ziel ist zu lernen, uns auf andere Perspektiven einzulassen.
Wir gestalten Offenheit mit Retrospektiven, weil sie das beste Ritual sind, um Dialog zu stiften und sich auf andere einzulassen. In der Regel wird da am meisten über das geredet, was nicht funktioniert, mit dem Ziel, eine gemeinsame Lösung zu finden. Früher hatten wir GoReflect verwendet. Nun benutzen wir RetroTool und lassen uns gerne durch Retromat inspirieren.
Wir setzen auf eine gute Zusammenarbeit – auf dem Weg zu einer besseren, gewinnbringenden Kollaboration. Wir versuchen immer, die größte Bühne in Microsoft Teams für das Feiern von Erfolgen zu suchen. Wir wollen dadurch allen zeigen, dass wir gemeinsam mehr schaffen als jeder für sich allein.
Respekt
(als die Fähigkeit, anderen auf Augenhöhe zu begegnen)
entsteht, indem wir uns auf die Tatsache einlassen, dass andere, welche andere Stärken habe als wir, genauso Wichtiges leisten wie wir.
Wir kommunizieren in Projekte hauptsächlich mithilfe von MS Teams Channels miteinander und weniger in privaten Chats. Im Virtuellen geht Back Channeling (das heißt, die Abtrennung mancher vom Gruppengespräch, indem sie ihr eigenes separates Gespräch führen) viel unbemerkter als vor Ort, und deswegen ist es für uns wichtig, Foren zu erschaffen. Wir sind sehr darum bemüht, dass alle, die zusammenarbeiten, auch Zugriff auf die gleichen Informationen haben, denn Mehrwert entsteht aus der Begegnung ihrer Expertisen mit diesen Informationen.
Wir dokumentieren, beschreiben und diskutieren unsere Arbeit in Form einer asynchronen Kommunikation mithilfe von JIRA. Dort kann alles nachgelesen und nachvollzogen werden. Somit ist alles allen Beteiligten gleichermaßen zugänglich. Prinzipiell können sich alle Designer die IT-Tasks anschauen und umgekehrt, und das ist sehr wichtig, denn wir alle entwickeln uns weiter, wenn wir im Dialog miteinander über unseren eigenen Tellerrand schauen können. Unsere Kollegen helfen uns dabei am allermeisten.
Wir achten darauf, Erfolge in heterogene Gruppen zu zelebrieren, besonders die Erfolge der Minderheiten (z. B. einer Designerin vs. vier Entwickler).
Wir nutzen alle Möglichkeiten, damit unsere Teamkollegen voneinander lernen können, und lernen dabei zu verstehen, was die jeweils anderen machen und wie sie arbeiten.
Vertrauen
(statt Kontrolle, Mikromanagement und Unwohlsein beim Gedanken, dass Aufgaben bei jemand anderem ruhen)
ist wichtig, weil wir uns nicht mehr sehen. Das Virtuelle kann sich entsprechend immer wieder wie eine Metapher für Blackboxing erweisen, und viele Organisation leiden sehr darunter.
Vertrauen entsteht gemäß meiner Erfahrung durch erfolgreiche Zusammenarbeit. Das Zelebrieren der gemeinsamen Erfolge ist daher wichtig für Teams.
Quick Wins sind essenziell für neue Team-Mitglieder. Wenn wir ihnen diese ermöglichen können, werden sie leichter akzeptiert und sie fühlen sich auch schneller wohl in der neuen Gruppe.
Auch Spiele können dabei sehr hilfreich sein: ob alle Teilnehmer einer Konferenz eine Figur gemeinsam nachstellen, gemeinsam aus einem Escape-Rooms ausbrechen oder bei virtuellen Gruppenspielen miteinander oder gegeneinander Spaß haben – Spiele ermöglichen immer wieder neue Kontexte, in welchen Teams gemeinsam Erfolge verbuchen und unterhaltsame Situationen erleben können, die außerhalb des Spiels eventuell sogar stressig wären.
Vereinbarungen und Tools
Wir verwenden Confluence zum Dokumentieren, Jira zum Strukturieren der Arbeit und zum Kommunizieren des Fortschritts und Teams für die generelle Kommunikation. Eine Armee von kleineren Diensten (Plugins für diverse Funktionen wie Controlling, Tracking, Teamplanung, und Verbindungen zu CRMs, Cloud-Systeme etc.) schwirrt auch umher, aber diese drei Plattformen sind die wichtigsten.
Das machen wir schon seit Jahren, aber zurzeit lernen wir einiges: Die Pandemie hat den Dialog um Tools beschleunigt, und das führt dazu, dass immer wieder Hypes um neue Tools entstehen. Sich mit einer großen Anzahl von Tools zu umgeben, ist ein kurzweiliges Vergnügen, das sehr schnell ausartet in unklarer, disperser Kommunikation. Es ist wichtig, dass wir trotzdem fokussiert bleiben, denn sonst erschweren wir uns nur die Zusammenarbeit. Aber es ist genauso wichtig, dass wir offen für Entdeckungen bleiben, die unsere Arbeit erleichtern
2020 war das explosive Jahr der digitalen Whiteboards. Es ist sehr hilfreich, das Gesprochene zu visualisieren, weil wir meistens feststellen, dass wir schon beim Sprachgebrauch unterschiedliche Perspektiven mitbringen.
Der Kalender wurde letztes Jahr für alle sehr zentral: Wo wir uns früher geschrieben, angerufen, besucht oder zufällig getroffen haben, eine Zigarette geraucht, einen Spaziergang gemacht oder gemeinsam gegessen etwas haben, gibt es nun als Hilfsmittel Videotelefonate, die aufgesetzt werden müssen, egal welche Bedürfnisse diesen zugrunde liegen. Das macht müde, ist aber sehr leicht zu managen, wenn man den Kalender als zentrales Gate-Keeping-Element für die Arbeitszeit wahrnimmt. Ganz nebenbei kann das auch helfen, Arbeit von Nichtarbeit zu trennen, nein zu sagen, und vieles andere mehr zu strukturieren, was in der Einsamkeit zu Hause potenziell unangenehm werden kann.
Selbstorganisation ist dabei ebenfalls sehr wichtig, und sie hilft dabei, fokussiert zu bleiben. Wir verwenden die Task-Boards in Teams für alles, was nicht in Jira dokumentiert wird – und alle, die mitmachen, sind glücklicher und unbeschwerter.
Gerade sind wir sogar dabei, Risk-Management in diese Taskboards umzusiedeln, denn die Risiken unserer Projekte werden dort viel sichtbarer, weil sie sich nicht in Excel-Tabellen verstecken.
Buy-In
All diese Tools funktionieren am besten, wenn wir alle gemeinsame Vereinbarungen für sie treffen: von Selbstverständlichkeiten (die sonst doch erstaunlich oft keine sind), dass ein Termin ohne Absprache nicht überbucht wird, über Absprachen (wir nennen sie Tools and Rules) darüber, welche Arten von Kommunikation in welche Kanälen gehören bis hin zu Anleitungen, wie Meetings vorzubereiten sind beziehungsweise wie die Tonalität der Gespräche sein soll etc.
Alles funktioniert allerdings nur, wenn möglichst viele von uns davon überzeugt sind und dabei leichte Anpassungen ihrer persönlichen Arbeitsweisen akzeptieren, um besser als Kollegen zu funktionieren: Wenn wir also aufhören, uns nur noch als Individuen zu sehen statt als Mitglieder von Teams und dabei erkennen, dass wir trotz räumlicher Trennung gemeinsam am stärksten sind und am besten arbeiten.
