10 Dos und Don’ts in der Projektplanung

Der Weg vom ersten Kundenbriefing bis zum erfolgreichen Projektabschluss besteht aus verschiedenen Schritten – oft ist es ein Spaziergang, manchmal aber auch ein steiler Pfad mit viel Geröll. Wie der Weg dabei verläuft, ist zum einen vom Projekt selbst, zum anderen aber auch von internen und externen Faktoren abhängig. Vielen Problemen kann man durch das Beachten von einfachen und – eigentlich – selbstverständlichen Regeln vorbeugen. Häufig ist es aber gerade das Selbstverständliche, das in Vergessenheit gerät. Daher sollte man sich immer wieder die eine oder andere Gedankenstütze vor Augen führen, die die Projektplanung einfacher machen kann.

Sicherlich sind die Projekte auch unterschiedlich: Nicht jeder Kniff oder Tipp ist für jedes Projekt gleich bedeutsam und anwendbar. Die Beachtung einiger simpler Dos und Don’ts bietet jedoch eine gute Grundlage und ist unbedingt notwendig für den Erfolg eines Projekts.

1. Projektstart

DO: Sich die notwendige Zeit lassen
DON’T: Zu lange warten

Sobald ein neues Projekt ansteht, muss es zunächst sorgfältig geplant werden – und das möglichst ohne Hektik. Der erste Schritt sollte immer sein, ein Timing aufzustellen: Bis wann braucht wer eine Rückmeldung zu einzelnen Schritten, bis wann muss das Projekt komplett umgesetzt werden? Kostenkalkulationen und die Kommunikation mit den verschiedenen Abteilungen dürfen nicht zu lange aufgeschoben werden, um nicht gleich zu Beginn unnötig mit dem Projekt in Verzug zu geraten. Gleichzeitig ist es wichtig, dass sich der Projektmanager genügend Zeit nimmt, das Briefing mit den Zielen und Anforderungen durchzuarbeiten, mit den für das Projekt erforderlichen Abteilungen über das Briefing zu sprechen, Fragen an Verantwortliche weiterzuleiten und das Projekt zu durchdenken, um einen ausführlichen Projektplan und eine Kostenaufstellung aufsetzen zu können. Wenn dies nicht geschieht und zu früh mit der Arbeit begonnen wird, ohne dass alle Fragen geklärt werden konnten, kann es zu unnötigen Arbeitsaufwänden kommen – ein klassischer Fall des sogenannten Whisky-Syndroms (eigentlich Whiscy-Snyndrom). Dabei handelt es sich um ein Akronym von Why Isn’t Sam Coding Yet? Der Begriff stammt aus der IT und beschreibt die Problematik, dass anfangs oft zu wenig über die Planung des Projekts und die notwendigen Rahmenbedingungen für dessen Umsetzung nachgedacht wird, weil man möglichst schnell beginnen möchte. Das kann sich am Ende böse rächen. Natürlich kann auch übermäßige Planung und Regulierung den Projekterfolg gefährden. Wichtig ist es, die richtige Balance zu finden und die Projektzielsetzung festzulegen, bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird.

2. Projektziele

DO: Ziele setzen und verwirklichen
DON’T: Ziele ständig ändern

Dasselbe Projekt kann je nach Zielsetzung komplett unterschiedliche Maßnahmen erfordern. Aus diesem Grund müssen schon zu Beginn Ziele festgelegt und Zwischenschritte als Milestones definiert werden. Die Ziele sollten SMART (spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch, terminiert) sein – und wenn sie einmal überdacht und gesetzt sind, sollten sie nicht ständig geändert, sondern konsequent verfolgt werden, da sonst der Erfolg des Projekts auf dem Spiel steht.

3. Verantwortlichkeiten

DO: Verantwortung übernehmen und einen Verantwortlichen auswählen
DON’T: Beteiligte ausschließen und nicht transparent arbeiten und kommunizieren

Zu Projektbeginn muss der Lead, also die Person, die „den Hut aufhat“, festgelegt werden. Sie übernimmt die Verantwortung für die erfolgreiche Projektumsetzung und trifft auch die Entscheidungen. Nichtsdestotrotz sollten immer alle Akteure und somit das ganze Team mit in die Entscheidungsfindung einbezogen werden, damit ein Gemeinschaftsgefühl entsteht und alle am gleichen Strang ziehen. Transparenz ist wichtig, um Vertrauen aufzubauen und damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind. So kann man auch bei Problemen schneller aktiv werden und gegebenenfalls eingreifen. Dabei ist die CC-Funktion für Mails innerhalb des Projektmanagementteams ein einfaches Tool, um alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten.

4. Timings

DO: Timings einhalten und sich an den Projektplan halten
DON’T: Qualität durch falsch gesetzte Timings gefährden

Bevor das Projekt letztendlich richtig beginnt, müssen Timings (auch Zwischenschritte in Form der bereits oben erwähnten Milestones) festgelegt und abgestimmt werden. Diese Timings werden in einem Projektplan erfasst. Eine Veränderung der Timings durch verschiedene Bedingungen muss sowohl intern als auch extern umgehend offen und transparent kommuniziert werden. Hier ist auch jedes Teammitglied in der Verantwortung, frühzeitig Alarm zu schlagen, wenn Verzögerungen auftreten oder auftreten könnten. Timings müssen realistisch geschätzt und kommuniziert werden, um keine falschen Versprechen zu geben, die im schlimmsten Fall auf Kosten der Qualität gehen: Zeit und Qualität dürfen nicht im Gegensatz zueinander stehen.

5. Das Team

DO: Die richtigen Leute für das Projekt finden
DON’T: Die Teamstruktur dauernd verändern

Die Teamzusammensetzung kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Es ist wichtig, die richtigen Leute mit der entsprechenden Expertise zusammenarbeiten zu lassen.

Sobald das Team einmal feststeht, gilt das Motto „Never change a winning team“: Veränderungen in der Teamzusammensetzung sollten möglichst vermieden werden, um Mehraufwänden durch erneute Einarbeitung vorzubeugen, die wiederum zu Qualitätsverlusten, Fehlern und Verzögerungen führen könnten.

6. Risiken

DO: Mögliche Risiken im Vorfeld abschätzen
DON’T: Risiken nicht einplanen

Jedes Projekt birgt Risiken und diese sollten im Vorfeld entsprechend einkalkuliert werden. Hierbei gilt es, möglichst alle Faktoren gemeinsam mit den verschiedenen Teammitgliedern aus den unterschiedlichen Abteilungen abzuwägen, um alle Herausforderungen ausreichend zu evaluieren und diese entsprechend offen an alle Beteiligten zu kommunizieren. Je höher das Risiko, umso wichtiger ist es, dass im Projektplan notwendige Zeit- und Ressourcenpuffer eingebaut werden, die den nötigen Spielraum geben, eventuell auftretende Probleme zu beheben.

7. Controlling

DO: Kosten, Ressourcen und Aufwände im Blick behalten
DON’T: Kontrollzwang und Panik, wenn etwas schief läuft

Es ist Aufgabe des Projektmanagers ständig die Aufwände, Kosten und Ressourcen im Blick zu behalten. Schulterblicktermine, eine tägliche Prüfung der bisher getätigten Zeitaufwände, Absprache mit den Abteilungen über den Projektfortschritt und das mindestens einmal monatlich stattfindende Controlling sind einfache Mittel, um den Überblick zu bewahren. Die stetige Kontrolle darf jedoch nicht in einem Kontrollzwang enden – die Teammitglieder brauchen gewisse Freiheiten und das nötige Vertrauen des Projektmanagers, um ihre Arbeit motiviert erledigen zu können. Andernfalls wirkt sich Kontrolle negativ auf die Qualität der Arbeit aus, denn demotivierte Teammitglieder leisten auch weniger. Zusätzlich kann einmal beschädigtes Vertrauen die Teamarbeit auf lange Sicht stark schädigen. Besonders wichtig ist es auch, nicht in Panik zu verfallen, wenn etwas nicht nach Plan verläuft, denn das führt bei allen Beteiligten zu Unsicherheiten. Der Projektmanager muss in jeder Lage einen klaren Kopf behalten und allen Beteiligten das Gefühl geben, die Problemsituation durch entsprechende Maßnahmen schnell zu entschärfen.

8. Projektabnahme durch die Verantwortlichen

DO: Regelmäßige Zwischenabstimmung über den Projektfortschritt
DON’T: Feedback nicht mit einplanen

Ist das Projekt so weit, dass es zur Abnahme den Verantwortlichen vorgestellt werden kann, ist die Arbeit damit noch nicht beendet, denn in der Regel gibt es von verschiedenen Seiten Feedback, das eingearbeitet werden muss. Dies sollte im Zeitplan berücksichtigt werden, denn je nachdem, wie das Feedback ausfällt, kommt nochmal einiges an Anpassungen auf das Team zu. Auch hier spielen Transparenz, regelmäßige Schulterblicktermine und Meilensteine eine wichtige Rolle: Wenn Verantwortliche eng in den Entwicklungsprozess eingebunden sind, können sie auch frühzeitig die Hand heben, falls sich bestimmte Punkte in eine andere Richtung entwickeln, als sie sich das vorgestellt haben. Legt man den Verantwortlichen in zuvor gemeinsam festgelegten Zeitabschnitten Zwischenergebnisse vor, kommt das Projekt schneller zu einem erfolgreichen Abschluss.

9. Der Projektabschluss

DO: Team für den Erfolg feiern
DON’T: Nachgelagerte Projektbetreuung vernachlässigen

Wurde ein Projekt erfolgreich umgesetzt, darf das auch ordentlich gefeiert werden. Den Teammitgliedern Dank und Wertschätzung nach dem Projektabschluss entgegenzubringen, ist wichtig für die Motivation nachfolgender Projekte.

Was durch die Freude über den Projekterfolg aber nicht vergessen werden darf: In vielen Fällen ist weiterer Support erforderlich, der mit der gleichen Sorgfalt bereitgestellt werden sollte – so muss man sich beispielsweise nach dem erfolgreichen Launch einer Website auch auf die anschließende Maintenance der Seite verlassen können.

10. Analysen und Reportings

DO: Schon zu Projektbeginn relevante KPIs festlegen
DON‘T: Nach Projektabschluss keine regelmäßige Erfolgskontrolle durchführen

Um später evaluieren zu können, ob alle Ziele erfüllt wurden, sollte übrigens bereits zu Beginn des Projekts abschließende Analysen oder regelmäßig folgende Reportings eingeplant werden. Hierzu ist es sinnvoll, sich frühzeitig auf die relevanten KPIs zu einigen, die man zuvor anhand von Marktforschung und Analysen ermittelt hat. Im gerade angesprochenen Beispiel der neuen Website heißt dass etwa, mittels monatlicher Reports die Performance überprüfen und Strategien, falls notwendig, anzupassen.